Meetings und Treffen am Arbeitsplatz und im Job richtig organisieren

Damit berufliche Meetings ein Erfolg werden, sollte man sie gründlich vorbereiten. In einigen Fällen, etwa wenn man über den aktuellen Stand eines Projektes informieren möchte, reicht es auch, eine E-Mail zu schreiben.

Daten zum Meeting sowie Traktandenliste im voraus versenden

Bevor man sich zu einem Treffen zusammensetzt, empfiehlt es sich, zwei E-Mails an die Teilnehmer zu verschicken. Eine sollte Datum, Uhrzeit und Thema enthalten sowie konkrete Fragen zu dem Problem, das besprochen wird. Ergänzend sollte der Chef eine Mail mit Informationen verfassen und dabei bis zum einem bestimmten Zeitpunkt Fragen und Lösungsvorschläge von seinen Untergebenen einfordern.

In einer weiteren Mail fasst der Organisator des Meetings alle Ideen zusammen und ordnet sie zu einer Tagesordnung mit Themen, Vorschlägen und Redezeiten. Er teilt zudem mit, wann das Treffen beginnen und wann es enden soll. Diese Agenda erhalten die Teilnehmer in der zweiten Einladung.

Ein Moderator und das Protokoll sind wichtig

Ein Moderator sorgt für einen geordneten Ablauf eines Meetings. Er kann auch verhindern, dass sich einer der Anwesenden selbst in den Vordergrund stellt und damit die Tagesordnung durcheinanderbringt. Zum Schluss sollte immer eine Entscheidung gefällt werden, die im Protokoll festgehalten wird. Dort wird ebenfalls konkret festgelegt, wer für die Umsetzung zuständig ist, auf welche Weise und bis wann ein Ergebnis vorzuliegen hat.