Telefon- und Videokonferenz - virtuelle Meetings effektiv gestalten

Von Dörte Rösler
3. Juni 2014

Geschäftsreisen sind teuer und zeitaufwändig. Auch kleinere Unternehmen entscheiden sich deshalb immer öfter dafür, ihre Besprechungen per Telefon- oder Videokonferenz abzuhalten. Die steigende Akzeptanz von digitalen Meetings stellt Beschäftigte aber auch vor neue Herausforderungen.

Das Spektrum an technischen Lösungen ist riesig - von kostenlosen Telefonkonferenzen über Skype und klassische Videokonferenzen bis zu teuren Telepresence-Lösungen für realitätsnahe Kommunikation über mehrere Erdteile hinweg.

Klappt die Technik?

Egal für welches Konzept man sich entscheidet: die Technik sollte fehlerfrei funktionieren. Wer an einer Videokonferenz teilnimmt, sollte deshalb schon einige Minuten vor dem vereinbarten Beginn prüfen, ob die Verbindung gut ist. Technische Mängel wie Rückkopplungen sollten vorab eliminiert werden, ebenso wie Geräuschquellen in der Nähe.

Konkret heißt das: Handy und Faxgerät deaktivieren, Fenster und Türen schließen. Wer von zu Hause arbeitet, sollte außerdem an die Türklingel denken. Ein technischer Aspekt, den gerade kleine Firmen vergessen, ist die digitale Sicherheit. Je bedeutsamer die besprochenen Inhalte sind, desto wichtiger wird eine Verschlüsselung des Gesprächs.

Der menschliche Faktor

Bis zu 80 Prozent unserer Kommunikation basieren auf nonverbalen Signalen wie Gestik und Mimik. Bei Telefon- und Videokonferenzen müssen deshalb alle Teilnehmer möglichst klar und eindeutig formulieren und fehlende Informationen explizit ergänzen.

Um eine persönliche Beziehung zu den teilweise unsichtbaren Gesprächspartner herzustellen, ist es sinnvoll, sich einander vorab kurz vorzustellen.