So klappt die Kommunikation per E-Mail reibungslos

Rechtschreibfehler, fehlerhafte oder vollkommen vergessene Anhänge oder auch peinliche E-Mail-Adressen und vergessene Betreffzeilen - die Sünden und peinlichen Vergehen, die sich beim Verfassen von einer E-Mail einschleichen können, sind sehr vielfältig und oftmals vermeidbar.

Die Grammatik und Rechtschreibung

Besonders peinlich ist es, wenn man eine E-Mail verschickt, die voll von Rechtschreibfehlern ist und auch von deutscher Grammatik nur wenig mitbekommen hat. Damit dies nicht passiert, sollten Sie ihre Mails vor dem Versenden immer noch einmal bezüglich der Rechtschreibung und der Grammatik überprüfen.

Sollte Ihr E-Mail-Programm keine Rechtschreibprüfung haben, dann schreiben Sie den Text erst in Word vor und nutzen Sie das dort vorhandene Rechtschreibprogramm. Ansonsten bietet auch Duden eine kostenlose Möglichkeit zur Überprüfung an.

Anhänge nicht vergessen und Betreff richtig formulieren

Achten Sie bitte auch darauf, dass Ihre Anhänge immer vollständig und gut beschriftet sind. Ebenso sollte der Betreff immer aussagekräftig sein. Der Empfänger kann sonst die Wichtigkeit der Mail nicht einschätzen und lässt diese vielleicht erst einmal unbeantwortet, weil er sie nicht als dringend einstuft.

Nur auf "antworten" klicken reicht manchmal nicht aus

Wenn Sie eine längere Konversation per Mail haben, dann klicken Sie nicht einfach immer nur auf "antworten", sondern passen Sie im Falle einer Dringlichkeit auch die Betreffzeile an. Sie sollte immer genau das Thema enthalten, welches momentan per Mail behandelt wird.

Ordnung im Postfach

Damit Ihnen keine E-Mail verloren geht oder Sie aus versehen eine E-Mail an eine falsche Person weiterleiten, sollten Sie immer Ordnung in ihrem Postfach halten. Legen Sie Themengebiete fest und Unterordner an, um alle eingehenden E-Mails genau sortieren zu können. So geht nichts verloren und Sie können schneller auf eine vielleicht schon etwas ältere Mail zurückgreifen, ohne lange suchen zu müssen.