Prioritäten setzen: Tipps für das richtige Zeitmagement am Arbeitsplatz

Mit dem richtigen Zeitmanagement kommen Beschäftigte besser und entspannter durch den Arbeitstag. Da dies häufig mit Änderungen von Gewohnheiten verbunden ist, ist es wichtig, dabei konsequent vorzugehen.

So sollte man morgens nicht erst alle E-Mails checken, sondern zuerst die wichtigste Aufgabe des Tages in Angriff nehmen. Dies gilt jedoch nicht für Mitarbeiter, für die das Erledigen der elektronischen Korrespondenz unabdingbar mit der eigenen Tätigkeit verbunden ist.

Selbst- und Zeitmanagement

Zeitmanagement ist auch Selbstmanagement. Eine To-do-Liste, die kurz vor dem Feierabend des Vortages geschrieben wurde, hilft beim Einstieg in den Arbeitsprozess. So verschafft man sich nicht erst am Morgen einen Überblick und kann rechtzeitig Prioritäten setzen.

Es ist zudem empfehlenswert, ähnliche Aufgaben in Blöcken abzuarbeiten, etwa Telefonate. So lassen sich diese meist schneller erledigen. Wer weiß, dass er noch einige Gespräche zu führen hat, fasst sich meist kürzer und ist konzentrierter. Dies gilt in der Regel auch beim Beantworten von E-Mails.

Tagebuch zur Tätigkeitsanalyse

Wer einen Überblick über seinen Arbeitsalltag bekommen möchte, sollte versuchen, für eine Woche eine Art Tagebuch zu führen. Dort sollte er notieren, wie lange das Erledigen bestimmter Arbeitsvorgänge dauert. Nicht selten sind Berufstätige überrascht, wie viel Zeit sie etwa beim Schreiben von E-Mails verlieren. Eine Tätigkeitsanalyse hilft, den Tag neu zu strukturieren.