Produktiv arbeiten - 5 Tipps zum Umgang mit E-Mails

Vor 30 Jahren kam in Deutschland die erste E-Mail an. Heute können sich Berufstätige kaum vor elektronischen Botschaften retten. Wer konzentriert arbeiten und nebenbei noch den Überblick über das Postfach behalten möchte, muss ein paar Regeln setzen.

Benachrichtigung abstellen

Wenn auf dem Bildschirm eine neue Nachricht aufploppt, zieht sie automatisch die Aufmerksamkeit auf sich. Um nicht ständig von der eigentlichen Arbeit abgelenkt zu werden, sollten Nutzer deshalb das Benachrichtigungsfenster für E-Mails deaktivieren. Es reicht, alle halbe Stunde in das Programm zu schauen, ob neue Mail angekommen sind.

Mail-Ordner organisieren

Wie beim Sortieren von Briefen hilft es, E-Mails in Ordner und Unterordner zu speichern. Ob Geschäftsbereiche, Projekte oder Absender - welches Ordnungsprinzip am sinnvollsten ist, hängt von der individuellen Arbeitsweise ab. Hauptsache, am Abend ist das Postfach leer.

Bewerten statt bearbeiten

Kurzfristige oder schnell zu erledigende Aufgaben, macht man sofort. Längerfristiges wird in den Kalender gezogen und dann im jeweiligen Ordner abgelegt. Um Projekte und Prioritäten im Kalender zu unterscheiden, setzt man am besten Farben ein.

Löschen, löschen, löschen

Ein Großteil unserer täglichen Post ist unwichtig. Newsletter, Werbung oder Mails, die über den internen Verteiler an alle Mitarbeiter verschickt werden - wer Zeit für wirklich Wichtiges haben will, drückt deshalb öfter mal die Löschtaste.

Einfach mal telefonieren

Bei konkreten Absprachen ähnelt das Schreiben oft einem Pingpong-Spiel. Wenn sich etwas telefonisch klären lässt, sollten Beschäftigte deshalb ruhig mal zum Telefon greifen. Spart Zeit und entlastet das Postfach.