Mehr schaffen durch Zeitmanagement - 5 Tipps für Berufstätige

Wer seinen Arbeitstag plant, arbeitet effektiver und hat mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge. 5 Tipps für alle, die möglichst erfolgreich und stressfrei arbeiten wollen.

Bestandsaufnahme machen

Welche Aufgaben muss ich erledigen und wie lange benötige ich dafür? Um einen Überblick über den Zeitverbrauch zu bekommen, sollten Beschäftigte eine Woche lang ihre Tätigkeiten protokollieren. Eine Analyse dieses Tagebuchs zeigt bereits, wo wertvolle Zeit für unwichtige Dinge verloren geht.

Prioritäten setzen

Was ist dringend oder wichtig, welche Aufgaben sind eher langfristiger Natur, und was lässt sich an andere delegieren? Sogenannte A-Aufgaben, also dringende und wichtige Probleme, sollten oberste Priorität haben. Danach folgen B-Aufgaben: sie sind wichtig, müssen aber nicht sofort erledigt werden.

In der C-Klasse folgt das typische Tagesgeschäft, etwa das Abheften der Unterlagen. Sie sind nicht wirklich wesentlich, wenn sie nicht zeitnah erledigt werden, können sie sich aber zum Problem auftürmen.

Tages- und Wochenpläne festlegen

Wer am Vorabend oder beim morgendlichen Frühstück den Tag plant, vertrödelt keine Zeit mit unnötigen Dingen. Um auch langfristig den Überblick zu behalten und sich strategisch gut aufzustellen, sollte eine grobe Wochen- oder Monatsplanung dazu kommen. Statt exakter Zeiten empfehlen sich hier ergebnisorientierte Aufgaben.

Unvorhergesehenes einplanen

Störungen gehören zum Leben. Wer dadurch nicht völlig aus der Bahn geworfen werden möchte, sollte deshalb Pufferzeiten einplanen. Auch bei Aufgaben, deren Zeitbedarf sich schwer einschätzen lässt, ist es sinnvoll, etwas längere Phasen einzurechnen.

Aus Fehlern lernen

Kein Plan ist perfekt. Zu einem erfolgreichen Zeitmanagement gehört es deshalb auch, flexibel zu bleiben. Manchmal wird eine C-Aufgabe plötzlich zum dringenden Problem, oder der Zeitbedarf für eine Aufgabe ist erheblich höher als gedacht. Der Plan sollte deshalb nur als Hilfe beim Nachdenken betrachtet werden - und als Stütze für die Selbstdisziplin.